خفض تكاليف العمالة بنسبة 40% باستخدام هذه الأدوات

تكاليف العمالة يمكن أن تضع ضغطا مستمرا على الأعمال التجارية المتنامية. الأجور ليست سوى جزء من الصورة. يتعامل المديرون أيضًا مع العمل الإضافي، والمهام اليدوية المتكررة، وجدولة الفجوات، ووقت التدريب، والأخطاء التي يمكن تجنبها. عندما أقوم بمراجعة ميزانية العمل، فإنني لا أبدأ بخفض عدد الموظفين. أبدأ بالعثور على عمل يستهلك ساعات دون خلق قيمة كافية. قد يكون التخفيض بنسبة 40% ممكنًا لعملية واحدة، ولكنه غير مناسب لعملية أخرى. تعتمد النتيجة على نقطة البداية، وهيكل الفريق، والأدوات المستخدمة بالفعل، ونوع العمل الذي يتم قياسه. ### ابدأ بتدقيق عمل واضح، حيث أتتبع كيفية قضاء الموظفين لساعات عملهم خلال الأسبوع العادي. يمكن أن تتضمن المراجعة ما يلي: - إدخال البيانات المتكررة - تحديثات الطلب اليدوية - فحص المخزون - متابعة العملاء - الموافقات الورقية - تخطيط الورديات - مطابقة الفواتير - تقارير الحالة - إعادة العمل الناتجة عن فقدان المعلومات غالبًا ما تكشف هذه الخطوة عن فجوة بين الساعات المدفوعة والساعات الإنتاجية. قد يقضي الفريق عدة ساعات كل يوم في نقل المعلومات بين الأنظمة. تحتاج هذه المهمة إلى العمالة، لكنها قد لا تحتاج إلى مدخلات بشرية مستمرة. أقوم بتسجيل الوقت المستغرق في كل مهمة، وعدد الأشخاص المشاركين، ومعدل الخطأ. يمكن أن يوفر جدول بيانات بسيط معلومات كافية لتحديد الأنماط. ### إزالة العمل اليدوي المتكرر يمكن للأتمتة تقليل عدد الخطوات في العملية. على سبيل المثال، قد تتلقى شركة الخدمة طلبات العملاء عبر البريد الإلكتروني. يقرأ الموظف كل رسالة، وينسخ التفاصيل إلى النظام، ويعين فئة، ويرسل تأكيدًا. يمكن للنموذج المتصل أو سير العمل جمع نفس التفاصيل بتنسيق منظم. يمكن للنظام توجيه الطلب إلى الشخص المناسب وإرسال رد قياسي. يمكن للموظفين قضاء المزيد من الوقت في الحالات التي تحتاج إلى حكم أو دعم شخصي. أفضّل تغييرات العمليات الصغيرة على عمليات استبدال الأنظمة الكبيرة. لا تحتاج الشركة إلى إعادة بناء كل قسم لتقليل الساعات الضائعة. ### تحسين جدولة الموظفين يمكن أن يؤدي سوء الجدولة إلى إنشاء وقت إضافي في جزء واحد من الأسبوع وقدرة غير مستخدمة في جزء آخر. أقارن الطلب حسب الساعة واليوم والموسم. يجب أن يعكس الجدول حجم العمل الفعلي بدلاً من الاعتماد على نفس نمط التوظيف كل أسبوع. على سبيل المثال، قد يحتاج فريق البيع بالتجزئة إلى مزيد من الدعم أثناء فترات التسليم وعدد أقل من الأشخاص خلال ساعات الهدوء. يمكن لجدول زمني بسيط قائم على الطلب أن يقلل من العمل الإضافي دون تقليل تغطية الخدمة. يجب على المديرين أيضًا تتبع تغييرات التحول وأنماط الغياب. قد تظهر التغييرات المتكررة أن الجدول الحالي لا يتوافق مع احتياجات الموظفين. ### تعيين ملكية واضحة للعملية يمكن أن يتباطأ العمل عندما يعتقد العديد من الأشخاص أن شخصًا آخر هو المسؤول. أقوم بتعيين مالك واحد لكل عملية رئيسية. لا يحتاج هذا الشخص لإكمال كل مهمة. يتمثل الدور في إبقاء العملية واضحة ومراجعة التأخيرات والتأكد من وصول المشكلات إلى الفريق المناسب. يمكن لقائمة مرجعية قصيرة أن تساعد في العمل الروتيني. وينبغي أن يوضح ما هي المعلومات المطلوبة، ومن يقوم بمراجعتها، وماذا يحدث عندما يكون هناك شيء مفقود. الملكية الواضحة تقلل من الشيكات المكررة والأسئلة المتكررة. كما أنه يجعل التدريب أسهل للموظفين الجدد. ### قياس النتيجة بأرقام مفيدة ينبغي قياس التغيرات في تكلفة العمالة مقابل خط أساس ثابت. تتضمن الأرقام المفيدة ما يلي: - ساعات العمل لكل طلب - ساعات العمل الإضافي شهريًا - التكلفة لكل طلب عميل - وقت المعالجة - معدلات الخطأ وإعادة العمل - الإيرادات التي يتعامل معها كل فريق - معدل دوران الموظفين - وقت استجابة العميل قد يقلل فريق المستودع من وقت الانتقاء باستخدام مواقع أفضل للعناصر ومسح الباركود. إذا كان الفريق يتعامل مع نفس حجم الطلب بساعات عمل أقل، فيمكن قياس التوفير. إذا ارتفعت الأخطاء، فإن العملية تحتاج إلى تعديل. قد يكون الهدف العملي هو تخفيض بنسبة 10% في المرحلة الأولى، تليها المراجعة. قد تصل بعض الشركات إلى رقم أعلى بعد إزالة عدة مصادر للعمل الضائع. وقد يجد آخرون أن جودة الخدمة تحد من إجراء المزيد من التخفيضات. ### حماية جودة الخدمة لا ينبغي أن يؤدي توفير العمالة إلى أوقات استجابة أطول، أو ظروف عمل غير آمنة، أو ضغط مفرط على الموظفين. أبحث عن عمل يمكن تبسيطه، وليس الأشخاص الذين يمكن لومهم. غالبًا ما يعرف الموظفون أماكن حدوث التأخير لأنهم يتعاملون معهم كل يوم. يمكن أن توضح ملاحظاتهم الخطوات التي تسبب الإحباط والأدوات التي تؤدي إلى عمل إضافي. تجمع الخطة المتوازنة بين تغييرات العمليات والبرامج المناسبة والجدولة الأفضل وتدريب الموظفين. الهدف هو مساعدة الأشخاص على قضاء المزيد من وقتهم في العمل الذي يتطلب الرعاية والتواصل واتخاذ القرار. وينبغي التعامل مع خفض تكاليف العمالة بنسبة 40% باعتباره هدفاً تجارياً محسوباً، وليس وعداً. ابدأ بالمهام التي تستهلك معظم الساعات، واختبر تغييرًا واحدًا، وتتبع النتيجة، واضبط العملية قبل توسيعها عبر الشركة.

تنفق العديد من الشركات أكثر مما تحتاج إليه لأن العمل اليومي ينمو بدون نظام واضح. تستغرق المهام الصغيرة ساعات ثمينة، ولا يتم استخدام اشتراكات البرامج، ويتسبب العمل اليدوي المتكرر في تكاليف إضافية. لقد وجدت أن توفير المال لا يعني دائمًا الاستغناء عن الأدوات المفيدة أو مطالبة الأشخاص بالعمل لفترة أطول. النهج الأفضل هو تحسين طريقة إنجاز العمل. ## ابدأ بمراجعة عمل بسيطة أبدأ بإدراج المهام التي تتم خلال الأسبوع العادي: - التواصل مع العملاء - إدخال البيانات - اجتماعات الفريق - معالجة الطلبات - إعداد التقارير - إدارة الملفات - متابعة العمل ثم أتحقق من مقدار الوقت الذي تستخدمه كل مهمة ومن يتولىها. يكشف هذا غالبًا عن تأخيرات صغيرة يسهل تفويتها خلال يوم حافل. قد يقضي الفريق عشر دقائق في البحث عن ملف، أو خمسة عشر دقيقة في نسخ البيانات بين الأنظمة، أو ساعة في اجتماع لا يحتاج إلا إلى تحديث قصير. كل مهمة تبدو بسيطة. معًا، يمكنهم إنشاء تكلفة شهرية كبيرة. ## إزالة العمل اليدوي المتكرر تعتبر المهام المتكررة مرشحة جيدة لعملية بسيطة أو أداة أتمتة. على سبيل المثال، قد يقوم متجر صغير عبر الإنترنت بنسخ تفاصيل طلب العميل من البريد الإلكتروني إلى جدول بيانات كل صباح. يمكن لنظام النموذج أو الطلب المتصل تقليل هذا العمل وتقليل فرصة حدوث أخطاء في الكتابة. لا أقترح أتمتة كل مهمة. تحتاج بعض طلبات العملاء إلى رد شخصي. بعض القرارات تتطلب الخبرة والحكم. الهدف هو تقليل العمل الروتيني حتى يتوفر للأشخاص المزيد من الوقت للمهام التي تحتاج إلى الاهتمام. تبدو العملية المفيدة كما يلي: 1. اكتب المهمة المتكررة. 2. احسب عدد مرات حدوث ذلك. 3. تحقق من الوقت الذي تستغرقه كل مهمة. 4. ابحث عن أداة أو قالب يمكن أن يساعدك. 5. اختبر التغيير مع مجموعة صغيرة. 6. مراجعة النتيجة بعد فترة محددة. تعمل هذه الطريقة على إبقاء الإنفاق تحت السيطرة وتجعل قياس كل تغيير أسهل. ## مراجعة اشتراكات البرامج تدفع العديد من الشركات مقابل الأدوات التي نادرًا ما تُستخدم. يمكن أن توضح المراجعة الشهرية الخدمات التي تدعم العمل اليومي والخدمات التي لم تعد مناسبة للفريق. أقترح التحقق من: - عدد المستخدمين النشطين - الميزات التي يستخدمها الأشخاص - التكلفة الشهرية - أدوات مكررة ذات وظائف مماثلة - تواريخ التجديد وحدود الخطة قد تستخدم الشركة منصة واحدة لتحديثات المشروع، وأخرى لمشاركة الملفات، وثالثة لرسائل الفريق. وفي بعض الحالات، يمكن لأداة واحدة مناسبة أن تغطي عدة احتياجات. يعتمد الاختيار الصحيح على الأمان وحجم الفريق وعادات العمل ومتطلبات البيانات. السعر المنخفض ليس دائمًا خيارًا أفضل. يمكن للأداة الرخيصة التي تسبب التأخير أن تزيد من التكاليف الإجمالية. ألقي نظرة على كل من رسوم الاشتراك والوقت الذي توفره الأداة أو تستهلكه. ## إنشاء قوالب للعمل المشترك تساعد القوالب على تقليل وقت الكتابة والحفاظ على اتساق الاتصال. قد تتضمن القوالب المفيدة ما يلي: - رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالرد على العملاء - ملخصات المشروع - ملاحظات الاجتماع - متابعة المبيعات - رسائل الفاتورة - أوصاف المنتج - التقارير الأسبوعية يجب ألا يبدو القالب باردًا أو تلقائيًا. أترك مساحة للتفاصيل الشخصية وأسئلة العملاء ومعلومات المشروع. يؤدي هذا إلى إبقاء الرسالة مفيدة مع تقليل الحاجة إلى كتابة نفس البنية مرارًا وتكرارًا. على سبيل المثال، يمكن لشركة خدمات إعداد قالب عرض أسعار يحتوي على أقسام واضحة للخدمة والسعر والجدول الزمني المتوقع والخطوة التالية. يمكن للفريق تعديل التفاصيل لكل عميل بدلاً من البدء من صفحة فارغة. ## اجعل الاجتماعات أقصر وأكثر وضوحًا يمكن للاجتماعات أن تدعم العمل الجيد، ولكنها قد تعطله أيضًا. قبل تحديد موعد للاجتماع، أسأل: - ما هو القرار الذي يجب اتخاذه؟ - من يحتاج للحضور؟ - ما هي المعلومات التي يجب على الأشخاص قراءتها قبل المكالمة؟ - هل يمكن لتحديث مكتوب قصير التعامل مع الموضوع؟ جدول أعمال بسيط يساعد الناس على الاستعداد. يساعد التسجيل القصير بعد الاجتماع على منع تكرار المناقشات. بالنسبة لفريق صغير، قد يكون الاجتماع لمدة 20 دقيقة بهدف واضح أفضل من اجتماع لمدة ساعة واحدة بدون خطة. الطول الصحيح يعتمد على الموضوع وليس على العادة. ## تحسين عمليات تسليم الفريق غالبًا ما يتباطأ العمل عندما ينتظر شخص ما الحصول على معلومات من شخص آخر. يمكن لعمليات التسليم الواضحة أن تقلل من هذه التأخيرات. يجب أن تظهر كل عملية تسليم: - ما تم إكماله - ما الذي لا يزال بحاجة إلى الاهتمام - من يملك الخطوة التالية - ما هو الموعد النهائي المطبق - مكان تخزين الملفات ذات الصلة يمكن أن تساعد لوحة المشروع أو المستند المشترك أو قائمة المهام. الأداة أقل أهمية من العادة المشتركة المتمثلة في الحفاظ على المعلومات محدثة. أفضّل الأنظمة البسيطة التي سيستخدمها الناس كل يوم. قد يبدو الإعداد المعقد مفيدًا أثناء التخطيط ولكنه يفشل عندما يكون الفريق مشغولاً. ## تتبع إجراءات العمل المفيدة يتطلب توفير المال أكثر من مجرد تخفيض الفاتورة. أقوم أيضًا بتتبع ما إذا كانت جودة العمل وخدمة العملاء مستقرة. قد تشمل التدابير المفيدة ما يلي: - متوسط ​​وقت الاستجابة - الساعات المستغرقة في المهام الروتينية - عدد طلبات الدعم - وقت معالجة الطلب - معدلات الخطأ - تكاليف البرامج الشهرية - المشاريع المكتملة قد تعمل شركة تقديم الطعام الصغيرة، على سبيل المثال، على تقليل وقت معالجة الطلب باستخدام نموذج طلب قياسي. يمكن للمالك مقارنة الوقت المستغرق قبل التغيير وبعده، ثم التحقق مما إذا كان العملاء يتلقون معلومات دقيقة. الغرض من التتبع ليس الضغط على الناس. إنه فهم ما الذي ينجح وأين تحتاج العملية إلى التعديل. ## أعط الأشخاص أولويات واضحة: غالبًا ما تضيع الفرق الوقت عندما تبدو كل مهمة عاجلة. تساعد الأولويات الواضحة الأشخاص على تحديد ما يجب أن يحدث الآن وما الذي يمكن أن ينتظر. أقوم عادةً بفصل المهام إلى ثلاث مجموعات: - العمل الذي يؤثر على العملاء أو الإيرادات - العمل الذي يدعم المشاريع الحالية - العمل الذي يمكن جدولته لاحقًا - هذا لا يعني أن العمل ذي الأولوية الأقل ليس له قيمة. إنه يمنح الفريق ترتيبًا أكثر وضوحًا للعمل ويقلل من التبديل المستمر بين المهام. عندما يعرف الناس الهدف الرئيسي لهذا اليوم، يمكنهم اتخاذ قرارات أفضل دون طلب الموافقة على كل مسألة صغيرة. ## قم بإجراء التغييرات خطوة بخطوة يمكن أن يؤدي التغيير الكبير في العملية إلى حدوث ارتباك وتكلفة إضافية. اختبار صغير أسهل في الإدارة. على سبيل المثال، قد تختار الشركة عملية واحدة لدعم العملاء واختبار قالب جديد لمدة أسبوعين. يمكن للفريق جمع الملاحظات وتعديل الصياغة وتحديد ما إذا كان القالب مفيدًا أم لا. هذا النهج يحمي الوقت والميزانية. كما أنه يمنح الموظفين فرصة لشرح ما ينجح في العمليات اليومية. إن العمل بشكل أكثر ذكاءً لا يعني القيام بمزيد من المهام في وقت واحد. يتعلق الأمر بتقليل الجهد الضائع، واختيار الأدوات بعناية، وإعطاء الأشخاص طريقة واضحة لإكمال عملهم. عندما أقوم بمراجعة عملية ما، أطرح سؤالاً عمليًا واحدًا: "هل تساعد هذه الخطوة العميل أو الفريق أو نتيجة العمل؟" إذا كانت الإجابة غير واضحة، فقد تحتاج هذه الخطوة إلى تبسيطها أو تغييرها أو إزالتها. يصبح الإنفاق الأقل أكثر واقعية عندما تفهم الشركة أين يذهب الوقت والمال. يمكن للتحسينات الصغيرة أن تدعم العمل بشكل أفضل دون خفض جودة الخدمة أو ممارسة ضغط إضافي على الفريق.

ينفق العديد من الأشخاص أكثر مما يتوقعون على الخدمات الصغيرة والمشتريات المتكررة والمهام التي تستغرق الكثير من الوقت. يمكن لبعض الأدوات العملية تقليل هذه التكاليف دون تغيير روتينك بالكامل. أفضّل الأدوات التي تحل مشكلة واضحة، ولها خيار مجاني أو منخفض التكلفة، ولا تخلق عملاً إضافيًا. الهدف ليس جمع المزيد من التطبيقات. الهدف هو توفير المزيد من المال والوقت للأشياء المهمة. ## 1. استخدم جدول بيانات لتتبع التكاليف المتكررة، ويمكن لجداول بيانات Google أو Microsoft Excel إظهار المكان الذي تخرج منه الأموال من حسابك كل شهر. قم بإنشاء أربعة أعمدة: - الخدمة أو المنتج - التكلفة الشهرية - تاريخ التجديد - سبب الاحتفاظ به أضف خطط البث والتخزين السحابي وتراخيص البرامج وعضويات التسليم وإضافات الهاتف. قد تبدو الخدمة التي تكلف 8 دولارات شهريًا صغيرة. يمكن أن تضيف العديد من الخدمات غير المستخدمة ما يصل إلى أكثر من 100 دولار سنويًا. لقد ساعدت ذات مرة فريقًا صغيرًا في مراجعة قائمة البرامج الخاصة به. كان اثنان من الموظفين يدفعان مقابل أدوات منفصلة تقدم نفس الميزات تقريبًا. احتفظ الفريق بخدمة واحدة، ونقل الملفات المشتركة إلى منصة موجودة، وألغى الرسوم الإضافية. يساعد جدول البيانات أيضًا في الخطط السنوية. اقسم السعر السنوي على 12 قبل مقارنته بالخطة الشهرية. الرقم الشهري المنخفض لا يعني دائمًا انخفاض التكلفة الإجمالية. ## 2. مقارنة الأسعار قبل الشراء يمكن لأدوات مقارنة الأسعار أن تقلل من فرصة دفع المزيد مقابل نفس السلعة. يمكن لـ Google Shopping وCamelCamelCamel وأدوات تتبع الأسعار في المتصفح عرض تغيرات الأسعار عبر المتاجر أو بمرور الوقت. أستخدم هذه الطريقة للمنتجات غير العاجلة: 1. ابحث عن الطراز أو حجم المنتج الدقيق. 2. تحقق من السعر لدى العديد من البائعين. 3. مراجعة رسوم الشحن والإرجاع. 4. انظر إلى سجل الأسعار عندما توفره الأداة. 5. قم بتعيين تنبيه السعر إذا كان بإمكاني الانتظار. قد يأتي السعر المدرج الأقل مع تكاليف توصيل أعلى أو عوائد محدودة. إن سعر الخروج الكامل مهم أكثر من الرقم المعروض في نتيجة البحث. بالنسبة لمحلات البقالة، يمكن أن تساعد تطبيقات المتجر والكوبونات الرقمية عندما أخطط بالفعل لشراء العنصر. لا أتعامل مع كل قسيمة كسبب للشراء. شراء منتج غير ضروري بسعر مخفض لا يزال يكلف المال. ## 3. استبدل العمل المتكرر بالقوالب توفر القوالب الوقت في المكاتب والشركات الصغيرة والمشاريع المنزلية. أستخدم قوالب بسيطة للفواتير وردود العملاء وخطط المشاريع وملاحظات الاجتماعات وتقارير النفقات. يجب أن يحتوي القالب المفيد على: - بنية واضحة - الحقول التي يمكن تحريرها - تعليمات للخطوات الشائعة - مكان للتواريخ والأسماء - قائمة مراجعة قصيرة للمراجعة على سبيل المثال، قد تجيب شركة الخدمات على نفس أسئلة العملاء كل أسبوع. يمكن أن يغطي الرد المحفوظ ساعات العمل وخيارات الدفع ومناطق التسليم والخطوة التالية. لا تزال الرسالة بحاجة إلى تفاصيل شخصية، ولكن العمل الأساسي قد تم بالفعل. يمكن لأدوات مثل Google Docs وNotion وMicrosoft Word وTrello دعم هذا النظام. الأداة أقل أهمية من الهيكل. يمكن للقالب الفوضوي إنشاء تصحيحات أكثر من تلك التي يحفظها. ## 4. اختر مساحة تخزين مجانية للملفات بعناية يمكن للتخزين السحابي أن يقلل الحاجة إلى محركات أقراص USB وأجهزة نسخ احتياطي منفصلة، ​​لكن الخطط المجانية لها حدود. توفر كل من Google Drive وOneDrive وDropbox وiCloud كميات وميزات تخزين مختلفة. أحتفظ بمجلدات لـ: - العمل الحالي - السجلات الشخصية - الإيصالات - الملفات المؤرشفة - المشاريع المشتركة أسماء الملفات مهمة أيضًا. يعد العثور على "Invoice_March_2025_ClientName" أسهل من العثور على "المستند النهائي الجديد". يمكن لنظام التسمية الواضح أن يمنع الملفات المكررة ويقلل الوقت المستغرق في البحث. لا تضع مستندات حساسة في مجلد مشترك دون التحقق من إعدادات الوصول. راجع الأشخاص الذين يمكنهم عرض كل ملف أو تعديله أو تنزيله. الأداة منخفضة التكلفة ليست مفيدة إذا كانت تسبب مشكلة تتعلق بالخصوصية. ## 5. استخدم مدير كلمات المرور يمكن أن يساعدني مدير كلمات المرور في تجنب إعادة تعيين كلمة المرور بشكل متكرر وتقليل إغراء إعادة استخدام كلمة مرور واحدة عبر عدة حسابات. تقدم Bitwarden و1Password وProton Pass وغيرها من الخدمات خططًا وميزات مختلفة. يتضمن الإعداد العملي ما يلي: - كلمة مرور رئيسية قوية - التحقق بخطوتين - كلمات مرور منفصلة للحسابات الرئيسية - تفاصيل الاسترداد مخزنة في مكان آمن - مراجعة منتظمة للحسابات القديمة لا ينبغي مشاركة كلمة المرور الرئيسية عبر البريد الإلكتروني أو رسالة الدردشة. يمكن لمدير كلمات المرور تخزين تفاصيل تسجيل الدخول، لكنه لا يستطيع حماية الحساب إذا تم الكشف عن كلمة المرور الرئيسية. هذه الأداة قد لا تقلل من الفاتورة مباشرة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تقليل الوقت المستغرق في استرداد الحسابات وتقليل خطر فقدان الوصول إلى العمل أو الخدمات الشخصية. ## 6. استعارة قبل الشراء تقدم المكتبات الآن أكثر من الكتب المطبوعة. يقدم العديد منها كتبًا رقمية وكتبًا صوتية وأفلامًا وأدوات لغوية ودورات عبر الإنترنت وقروضًا للمعدات. قد تتيح بطاقة المكتبة إمكانية الوصول إلى خدمات مثل Libby أو Kanopy، اعتمادًا على الفرع المحلي. أتحقق من المكتبة قبل الدفع مقابل: - كتاب قد أقرأه مرة واحدة - دورة تدريبية قصيرة - فيلم وثائقي - اشتراك في مجلة - معدات أساسية للفعاليات قد تقوم مكتبات الأدوات والمجموعات المجتمعية أيضًا بإعارة التدريبات أو معدات البستنة أو الكاميرات أو أدوات التخييم. يعمل هذا بشكل جيد مع المنتجات المستخدمة عدة مرات فقط كل عام. يكون الشراء منطقيًا عندما يتم استخدام أحد العناصر كثيرًا، ويناسب احتياجاتك، وتكون تكلفته أقل على مدار عمره الإنتاجي. يعد الاقتراض خيارًا أفضل عندما يؤدي التخزين والصيانة إلى تكاليف إضافية. ## 7. خطط لوجباتك باستخدام ما لديك بالفعل يمكن لأداة تخطيط الوجبات أن تقلل من هدر الطعام. يمكن لتطبيقات مثل Paprika وAnyList وGoogle Keep تخزين الوصفات وقوائم التسوق. ملاحظة بسيطة على هاتفك تعمل أيضًا. أتحقق من المطبخ قبل عمل القائمة. ثم أقوم بإعداد وجبات الطعام حول الطعام الذي يجب استخدامه قريبًا. قد يعني هذا تغيير الوصفة، أو استخدام الخضار المجمدة، أو تحضير جزء أكبر لليوم التالي. تتضمن الخطة الأساسية ما يلي: - وجبتان أو ثلاث وجبات باستخدام المكونات الحالية - قائمة قصيرة بالعناصر المفقودة - وجبة واحدة مرنة لبقايا الطعام - خطة تخزين غالبًا ما تأتي نفايات الطعام من الشراء دون التحقق مما هو موجود بالفعل في المنزل. الأداة تساعد في الرؤية. أنها لا تحتاج إلى العديد من الميزات. ## 8. تتبع وقت العمل واستخدام الطاقة يمكن لأجهزة تتبع الوقت مثل Toggl Track أو Clockify أو مؤقت الهاتف البسيط إظهار المدة التي تستغرقها المهام العادية. أستخدم هذه المعلومات عند تحديد ما إذا كنت تريد أتمتة مهمة أو تفويضها أو تبسيطها أو إزالتها. بالنسبة لاستخدام الطاقة المنزلية، يمكن للقابس الذكي المزود بمراقبة الطاقة أن يوضح مقدار الطاقة التي يستهلكها الجهاز. لا يؤدي القابس إلى خفض الفاتورة تلقائيًا. فهو يوفر معلومات مفيدة حول السخانات والأجهزة القديمة وأنظمة الترفيه والأجهزة التي تبقى قيد التشغيل لفترات طويلة. تحقق من إرشادات السلامة الخاصة بالجهاز واستخدم المنتجات التي تناسب النظام الكهربائي المحلي. تجنب وضع الأجهزة عالية الطاقة على قابس غير مخصص لها. ## 9. مراجعة الأدوات وفقًا لجدول زمني محدد يمكن للأداة توفير المال في البداية وتصبح نفقات غير مرغوب فيها لاحقًا. أقوم بمراجعة الاشتراكات وخطط التخزين وتنبيهات الأسعار والبرامج المدفوعة كل ثلاثة أشهر. أثناء المراجعة أسأل: - هل استخدمت هذه الخدمة؟ - هل أدى ذلك إلى تقليل التكلفة أو توفير الوقت المفيد؟ - هل هناك خيار مجاني مناسب؟ - هل ما زالت الخطة تناسب احتياجاتي؟ - هل يمكنني الإلغاء دون فقدان الملفات الأساسية؟ أقوم أيضًا بإزالة ملحقات المتصفح والتطبيقات التي تجمع بيانات أكثر مما أشعر بالراحة في مشاركته. ولا ينبغي أن تكون التكلفة المنخفضة هي المقياس الوحيد. تؤثر الخصوصية والوصول والدعم والموثوقية أيضًا على قيمة الأداة. غالبًا ما تأتي أفضل التوفيرات من الاختيارات الصغيرة المتكررة بمرور الوقت: التحقق من السعر، أو إلغاء خدمة غير مستخدمة، أو استعارة عنصر، أو إعادة استخدام قالب، أو الطهي باستخدام طعام متوفر بالفعل. يجب أن تجعل الأداة المفيدة إدارة المهمة أسهل. إذا أضافت المزيد من التنبيهات أو الرسوم أو الخطوات، فقد لا توفر الكثير على الإطلاق.

تحاول العديد من الشركات زيادة الإنتاج من خلال مطالبة الأشخاص بالعمل بشكل أسرع. غالبًا ما يؤدي هذا النهج إلى المزيد من الأخطاء وإعادة العمل وإرهاق الموظفين. أفضل أن ألقي نظرة على العمل نفسه. أين يذهب الوقت؟ ما هي المهام التي تضيف قيمة؟ ما هي التكاليف التي تظهر كل أسبوع دون مساعدة العملاء؟ عندما أجيب على هذه الأسئلة، يمكنني تقليل الهدر مع إعطاء الفريق طريقة أوضح للعمل. ## 1. تتبع العمل قبل خفض التكاليف أبدأ بمراجعة بسيطة لأسبوع عمل واحد. أقوم بتسجيل: - الوقت المستغرق في عمل العميل - الوقت المستغرق في انتظار الموافقة - الوقت المستغرق في إصلاح الأخطاء - تكاليف البرامج والخدمات - المواد المستخدمة - المهام المتكررة - الانقطاعات غير المخطط لها قد تكتشف شركة خدمات صغيرة أن فريقها يقضي خمس ساعات فقط من أصل ثماني ساعات في اليوم في العمل القابل للفوترة. قد يذهب الوقت المتبقي إلى فحص البريد الإلكتروني والتقارير اليدوية والطلبات غير الواضحة وإدخال البيانات بشكل متكرر. تمنحني هذه المعلومات نقطة انطلاق أفضل من الخطة العامة لخفض التكاليف. ## 2. إزالة المهام اليدوية المتكررة العمل اليدوي ليس دائمًا هدرًا. بعض المهام تحتاج إلى حكم بشري. تقوم المهام الأخرى بنقل المعلومات من مكان إلى آخر فقط. أبحث عن عمل مثل: - نسخ تفاصيل العميل بين الأنظمة - إنشاء نفس التقرير كل أسبوع - إرسال رسائل بريد إلكتروني مماثلة للحالة - إعادة تسمية الملفات وفرزها - التحقق من نفس الأرقام عدة مرات - إعادة إدخال معلومات الطلب قد يؤدي قالب بسيط أو صيغة جدول بيانات أو أداة أتمتة معتمدة إلى تقليل عبء العمل هذا. أقوم باختبار العملية مع مجموعة صغيرة قبل تغييرها في الشركة. الهدف ليس إخراج الأشخاص من العملية. الهدف هو منحهم المزيد من الوقت للعمل الذي يحتاج إلى التواصل والحكم والرعاية. ## 3. ضع معايير عمل واضحة. ينخفض ​​الإنتاج عندما يتبع كل شخص عملية مختلفة. أقوم بإنشاء تعليمات عمل قصيرة تجيب على أربعة أسئلة: 1. ما الذي يبدأ المهمة؟ 2. من يملكها؟ 3. ما هي الخطوات التي يجب اتباعها؟ 4. ما الذي يوضح أن المهمة قد اكتملت؟ يجب أن تتناسب التعليمات الجيدة مع شاشة واحدة أو صفحة واحدة. من السهل تجاهل المستندات الطويلة خلال يوم عمل مزدحم. ويقدم مطبخ المطعم مثالاً مفيدًا. عندما يتبع كل طلب نفس مسار الإعداد، يمكن للموظفين العمل بأسئلة أقل. يتعلم أعضاء الفريق الجدد أيضًا الروتين بدعم أقل. تعمل نفس الفكرة في المكاتب والمستودعات وفرق الإصلاح وأقسام خدمة العملاء. ## 4. تقليل تأخيرات الموافقة يمكن أن يكلف الانتظار أكثر من المهمة نفسها. أقوم بمراجعة كل موافقة تؤثر على العمل اليومي. بعض الموافقات تحمي الجودة أو الرقابة المالية. ويظل البعض الآخر في مكانه لأنه لم يراجعه أحد منذ سنوات. قد يتضمن نظام الموافقة العملي ما يلي: - حد الإنفاق للمشتريات الروتينية - مالك واحد لكل قرار - وقت الاستجابة للطلبات العادية - شخص احتياطي عندما يكون المالك بعيدًا - سجل مشترك للطلبات المعتمدة وهذا يمنح الموظفين مساحة للتعامل مع الأمور الصغيرة دون إرسال كل سؤال إلى الإدارة العليا. ## 5. التحكم في هدر المواد والبرامج إن خفض التكلفة لا يعني اختيار الخيار الأرخص في كل حالة. قد تؤدي الأداة منخفضة السعر إلى تدريب إضافي أو دعم ضعيف أو فقدان البيانات. أقارن كل تكلفة باستخدامها الفعلي. بالنسبة للبرامج، أتحقق من: - المستخدمين النشطين - الاستخدام الشهري - الميزات المكررة عبر الأدوات - شروط العقد - خيارات تصدير البيانات - احتياجات الدعم بالنسبة للمواد المادية، أتحقق من حجم الطلب وفقدان التخزين والتلف والمخزون غير المستخدم. على سبيل المثال، قد تعمل ورشة الطباعة على تقليل النفايات من خلال مراجعة أحجام الورق وإعدادات الطباعة. إذا استخدم الموظفون تنسيقًا خاطئًا لدفعة صغيرة، فستظهر التكلفة من خلال الورق والحبر والعمالة الإضافية. يمكن لقائمة التحقق الأساسية القريبة من الطابعة أن تمنع تكرار الخسارة. ## 6. تحسين عملية التسليم بين الفرق تحدث العديد من التأخيرات عندما ينتقل العمل من شخص أو قسم إلى آخر. أحدد ما يحتاجه الشخص التالي قبل قبول المهمة. قد يتطلب الطلب: - اسم العميل - حاجة واضحة للخدمة - تاريخ الاستحقاق - نطاق الميزانية - الملفات المرفقة - حالة الموافقة الطلبات غير المكتملة تنشئ رسائل ومكالمات ووقت انتظار. يمكن أن يؤدي نموذج الطلب المشترك إلى تسهيل متابعة عملية التسليم. أقوم أيضًا بقياس مدة بقاء العمل بين الفرق. قد تظل المهمة التي يستغرق إكمالها 20 دقيقة مفتوحة لمدة ثلاثة أيام لأنه لا أحد يعرف من يملك الخطوة التالية. ## 7. قياس المخرجات المفيدة يمكن أن يؤدي نشاط العد إلى سلوك خاطئ. المزيد من رسائل البريد الإلكتروني لا تعني دائمًا خدمة أفضل. المزيد من المكالمات لا تعني دائمًا المزيد من المبيعات. المزيد من الإنتاج يمكن أن يخلق عوائد إضافية إذا انخفضت الجودة. أختار مقاييس مرتبطة بنتائج الأعمال، مثل: - الطلبات المكتملة - حل الاتصال الأول - التسليم في الوقت المحدد - معدل إعادة العمل - وقت استجابة العميل - التكلفة لكل مهمة مكتملة - الإيرادات من ساعات الإنتاج أقوم بمراجعة هذه الأرقام مع الفريق وأسأل عن سبب التغيير. الأرقام تظهر أين تبحث. إنهم لا يفسرون كل الأسباب. ## 8. اختبر تغييرًا واحدًا في كل مرة قد تؤدي التغييرات الكبيرة إلى صعوبة معرفة ما ساعدك. أختار عملية واحدة، وأحدد مقياس البداية، وأختبر تحسينًا واحدًا لفترة محددة. يسجل الفريق النتيجة ويشارك التعليقات. على سبيل المثال: - وقت التقرير الحالي: 90 دقيقة - قالب تقرير جديد: 45 دقيقة - عمليات التحقق من الأخطاء: مكتملة قبل الإرسال - تعليقات الفريق: تعديلات يدوية أقل إذا كانت النتيجة مفيدة، أقوم بتوثيق التغيير وتطبيقه على عمل مماثل. إذا خلقت النتيجة مشاكل جديدة، أقوم بتعديل العملية بدلاً من فرضها. يعمل التحكم في التكاليف بشكل أفضل عندما يدعم الأشخاص ويزيل العمل الذي يمكن تجنبه. أركز على الملكية الواضحة والأدوات البسيطة والتدابير المفيدة والمراجعات الثابتة للعمليات. عندما يقضي الموظفون وقتًا أقل في الانتظار والتكرار والتصحيح، يكون لديهم المزيد من الوقت لخدمة العملاء وإنتاج العمل الذي يمكن للشركة استخدامه. لدينا خبرة واسعة في مجال الصناعة. اتصل بنا للحصول على المشورة المهنية:يانغ يوهوا: 13939603264@163.com/WhatsApp +8613939603264.

1. إلياهو إم جولدرات 1984 الهدف 2. فريدريك وينسلو تايلور 1911 مبادئ الإدارة العلمية 3. مايكل إي بورتر 1985 الميزة التنافسية 4. دبليو إدواردز ديمينج 1986 الخروج من الأزمة 5. جيفري كيه لايكر 2004 طريقة تويوتا 6. جيمس بي ووماك ودانيال تي جونز 2003 التفكير الهزيل